El Comité Directivo del ICPC para México y Centroamérica
CONVOCA
A las Instituciones de Educación Superior públicas y privadas, que preferentemente hayan participado en concursos ACM ICPC en años anteriores, a presentar su candidatura para ser la sede en México de la Eliminatoria Regional del ACM ICPC en México y Centroamérica en 2017.
I. CONTEXTO
Desde 2015, el Comité Directivo para el ACM ICPC en México y Centroamérica decidió que, a partir de 2016, la sede México de la Eliminatoria Regional fuera rotativa entre diferentes sedes ubicadas en diferentes instituciones del país. Para seleccionar la sede de cada año, se lanzará una convocatoria abierta para que puedan participar todas las instituciones interesadas. El propósito de esta convocatoria es establecer las bases para el proceso de selección de la sede México y establecer los criterios que se tomarán en cuenta para dicha selección.
II. SOLICITUD
Las instituciones interesadas en ser sede, deberán enviar un paquete con la documentación y evidencias con las cuales el Comité Directivo evaluará y calificará a cada sede candidata. Este paquete se enviará primeramente en formato electrónico para una preevaluación y posteriormente se entregarán los documentos originales para hacer la evaluación más completa. Durante el Concurso Regional las sedes candidatas harán una presentación de la propuesta ante la Asamblea de Directores de Sede, donde se definirá el Centro Universitario Sede. El paquete, cuyo contenido se detalla en el anexo I, se conforma por documentación y evidencias de tipo obligatorio, esto es, que las instituciones deben cumplir y otro grupo de documentos y evidencias que serían opcionales, pero que podrían aportar elementos para la decisión de la sede.
III. EVALUACIÓN
Las solicitudes de sede, con los paquetes correspondientes, serán evaluadas por los integrantes del Comité Directivo utilizado una rubrica de evaluación, que tendrá en cuenta la documentación y evidencias solicitadas. Es importante que se entreguen toda la documentación obligatoria. La no entrega del 100% de la misma, es causa de la descalificación de la sede candidata.
IV. FECHAS IMPORTANTES
1. Publicación de Convocatoria: 10 de julio de 2016.
2. Límite para envío de documentación en formato electrónico: 15 de septiembre de 2016.
3. Límite para envío de documentación original en formato físico y cierre de la convocatoria: 30 de septiembre de 2016.
4. Presentación final de la propuesta de la sede: Asamblea de Directores de Sede, Concurso Regional, 11 de noviembre de 2016.
5. Anuncio de la Centro Universitario Sede de la Eliminatoria Regional 2016: Ceremonia de Premiación del Concurso Regional 2016, 12 de noviembre de 2016.
V. GENERALES
La decisión del Comité Directivo del ICPC para México y Centroamérica es inapelable. Cualquier asunto no previsto en la convocatoria deberá ser resuelto por el Comité Directivo en el momento de la evaluación de las solicitudes. Todos los gastos asociados a la preparación de la documentación de la solicitud, así como el envío de los documentos originales deberán ser asumidos por la institución que presenta la propuesta. Para la presentación de la propuesta ante la Asamblea de Directores de Sede, la institución podrá asistir con una delegación del Comité Organizador Local, pero es responsable de los gastos asociados a la participación en la Eliminatoria Regional 2016.
ATENTAMENTE
COMITÉ DIRECTIVO ICPC MÉXICO Y CENTROAMÉRICA
10 de Julio de 2016
Anexo I – Resumen de la documentación y evidencias a incluir en el paquete.
Documentación OBLIGATORIA
1. Documento que evidencia el apoyo de la institución a la candidatura de sede.
Entregable: Carta firmada por la máxima autoridad del centro universitario con el sello oficial de la institución.
2. Documentación que evidencia que el centro universitario cuenta con la infraestructura mínima para organizar el evento. La infraestructura mínima necesaria es la siguiente:
a. Salón para 65 equipos de 3 integrantes cada uno, con una computadora por equipo y espacio suficiente entre equipos.
b. Espacio independiente para 8 jueces, cada uno con una computadora.
c. Espacio, aislado del salón del concurso y del espacio de jueces, para alojar a entrenadores, directores de sede, reservas y otros asistentes.
d. Un salón con capacidad aproximada para 70 personas, para algunas actividades de la agenda.
e. Un servidor para alojar la plataforma del concurso y conexión estable a internet.
f. Configuración estándar para las computadoras que utilizará cada equipo.
g. Al menos dos pantallas y cañones para proyectar la tabla de posiciones del evento en tiempo real.
Entregables: Fotos de a, b, c y d. Documento que describa características técnicas de e, f y g.
3. Equipo de voluntarios que apoyará el evento. Deben considerarse los siguientes grupos:
a. Comité Organizador Sede, liderado por el Director de la Sede.
b. Staff, típicamente alumnos del centro universitario.
c. Propuesta de académicos que pueden fungir como jueces.
d. En caso que exista un Capítulo ACM en el centro, lista de integrantes.
Entregable: Archivo con lista de voluntarios considerando los grupos a, b, c y, opcionalmente, d.
4. Información financiera relacionada con el evento. Debe generarse una propuesto del presupuesto del concurso en la sede. Los conceptos de gastos, a un alto nivel, en los concursos ICPC, se pueden concentrar en 4 grupos:
a. Inscripción: Son todos los gastos relacionados con actividades de la agenda obligatoria: comidas, refrigerios, playeras, material de oficina. Generalmente el asistente cubre estos gastos con el pago de una tarifa.
b. Hospedaje: Por la agenda típica del concurso regional, los asistentes, sobre todo los foráneos a la ciudad sede, deberán considerar una noche de hospedaje.
c. Traslado: Traslado hacia o desde el centro universitario sede.
d. Otros gastos: Están relacionados con actividades opcionales de la agenda u otros gastos como premios a los mejores equipos.
Para el Comité Directivo es muy importante que estos gastos sean cubiertos total o parcialmente por patrocinadores, para que la participación no represente gastos a los equipos clasificados. Por lo tanto, el centro universitario debe tener una lista de patrocinadores comprometidos con el apoyo financiero al evento. La prioridad es la siguiente:
• Es altamente deseable que los patrocinios cubran el 100% del rubro a) Inscripción.
• Es deseable que exista un apoyo, cubierto por los patrocinadores, para los equipos clasificados en el rubro b) Hospedaje. Al menos, que cada equipo cuente con una habitación por una noche.
• Generalmente el gasto c) debe ser cubierto por cada equipo, ya que es difícil estandarizar el mismo, pero se debe indicar si existirá la posibilidad de algún apoyo.
• El gasto d) deberá ser cubierto por cada asistente. Indicar si existirá algún patrocinio premios.
Entregables: Presupuesto, indicando los rubros que serán cubiertos por patrocinadores. Carta compromiso por cada patrocinador confirmado o candidato.
5. Propuesta de Hotel Sede y Hotel Sede Alterno. Tener identificado un hotel sede y, si es necesario un hotel alterno, que proporciones servicio de alojamiento a las asistentes. Es conveniente pactar tarifas especiales para el evento. Considerar que la cantidad de asistentes al evento regional estaría entre 250 y 300.
Entregables: Documentos de cotización de los hoteles sede y alterno, donde se especifique una tarifa especial para el evento y lo que incluye cada reservación.
6. Agenda propuesta para el evento, que detalle actividades, horario y lugares.
Entregable: Agenda propuesta.
7. Mapa con los sitios clave del evento: Centro Universitario, Hotel(es) Sede(s), llegada por carretera, llegada por aeropuerto. Si los lugares dentro del Centro Universitario están dispersos, se requiere también un mapa del Centro Universitario, donde estén marcados los lugares mencionados en la agenda.
Entregable: Mapa con sitios clave
Documentación OPCIONAL
1. Presentación a utilizar en la Asamblea de Directores. En este caso se puede enviar una versión preliminar y presentar la última versión durante la asamblea.
2. Video de la institución.
3. Video de la organización y ejecución de concursos en formato ICPC organizados por la institución.
4. Liga al sitio web del centro universitario.
5. Liga al sitio web del Capítulo ACM y/o del sitio web asociado a la organización de concursos en formato ICPC o similares, en la organización.
6. Presencia en redes sociales.
Recordatorio: Esta información solo será tomada en cuenta si se entrega el 100% de la documentación obligatoria.
Anexo II – Contenido del PAQUETE.
• Carta firmada por la máxima autoridad del centro universitario con el sello oficial de la institución.
• Foto del salón para 60 equipos de 3 integrantes cada uno, con una computadora por equipo y espacio suficiente entre equipos.
• Foto del espacio independiente para 10 jueces, cada uno con una computadora.
• Foto del espacio, aislado del salón del concurso y del espacio de jueces, para alojar a entrenadores, directores de sede, reservas y otros asistentes.
• Foto del salón con capacidad aproximada para 70 personas, para algunas actividades de la agenda.
• Documento que describa características técnicas de servidor, equipamiento del equipo, cañones y pantallas para proyectar resultados.
• Lista de voluntarios donde se especifiquen los siguientes roles: Director de la Sede, Comité Organizador de la Sede, alumnos que forman parte del Staff, académicos que pudieran ser considerados como Jueces e integrantes del Capítulo ACM de la institución, en caso que exista.
• Presupuesto del concurso, donde estén claros los conceptos agrupados en Inscripción, Hospedaje, Traslado y Otros Gastos. Se debe indicar los rubros que serán cubiertos por patrocinadores.
• Carta compromiso por cada patrocinador confirmado o candidato.
• Cotización del Hotel Sede, donde esté explícita una tarifa especial para el evento.
• Cotización del Hotel Sede Alterno, donde esté explícita una tarifa especial para el evento.
• Agenda propuesta.
• Mapa con los sitios clave del evento.
• Mapa del centro universitario.
• Presentación a utilizar en la Asamblea de Directores.
• Video de la institución.
• Video de la organización y ejecución de concursos en formato ICPC organizados por la institución.
• Archivo con:
o Liga al sitio web del centro universitario.
o Liga al sitio web del Capítulo ACM y/o del sitio web asociado a la organización de concursos en formato ICPC o similares, en la organización.
o Presencia en redes sociales.
Anexo III – Domicilio para el envío de la Documentación Original.
ITESO A. C.
Periférico Sur Manuel Gómez Morín 8585
Colonia ITESO, Tlaquepaque, Jal.
CP: 45604
Edificio de Tecnologías de Información
Tercer Piso, Oficina de Sistemas de Información
En atención a:
Mtro. Carlos Alberto Fernández Guillot
Director ICPC México & Centroamérica
Director de Oficina de Sistemas de Información en ITESO