Sobre los EQUIPOS del #GranPremioMX2019


PROCESO DE REGISTRO

El registro de equipos debe realizarlo el entrenador. Primeramente debe ingresar en el ICPC Website y posteriormente seguir los pasos del asistente de creación de equipos.

Ingreso del entrenador al ICPC Website

Para crear un nuevo equipo, por favor haga clic en esta liga: Nuevos Equipos  .

A esta liga también puede acceder si ingresa en el sitio del ICPC,  y busca el apartado correspondiente al Entrenador. El enlace Nuevos Equipos le permitirá iniciar sesión con su cuenta o crear una nueva cuenta, en caso que aún no la tenga. Si no está seguro de tener una cuenta ICPC, puede seleccionar la liga “Olvidé mi contraseña” para resolver esto. En el momento que ya pueda ingresar con su cuenta, el sistema lo dirigirá al asistente de creación de equipos. Recuerde que, si es un usuario nuevo, debe completar su perfil primero y posteriormente inicie el proceso de creación de equipos. Si en el momento de completar su perfil, llega al campo donde se captura el nombre de su institución y esta nunca ha participado en el ICPC, envíenos un correo a acm@iteso.mx y lo apoyaremos en el proceso para que su institución pueda ser agregada a la lista de instituciones de la base de datos de ICPC.

Asistente para creación de equipos

  1. Seleccione la Super Región Latinoamérica.
  2. Seleccione “The 2019 ICPC Mexico Finals” y, acto seguido, seleccione “Gran Premio de Mexico 2019”.
  3. Seleccione la sede donde competirá el equipo.
  4. Ingrese el nombre de su institución. Si su institución nunca ha competido, envíenos un correo a acm@iteso.mx y lo apoyaremos en el proceso para que su institución pueda ser agregada a la lista de instituciones de la base de datos de ICPC.
  5. Capture la cantidad de equipos que va a crear. Si son más de 10 equipos, deberá repetir este proceso varias veces.
  6. Capture el nombre de cada equipo.
  7. Capture la información de cada concursante. Si el concursante ya existe puede ingresar el nombre del miembro del equipo y/o la dirección de correo electrónico, y el sistema presentará posibles coincidencias. Para agregar un nuevo concursante, solo necesita proporcionar la dirección de correo electrónico, nombre / apellido, género y título. Los concursantes deben completar el resto de su información de registro. Opcionalmente, un entrenador puede ingresar toda la información para un participante. En este caso, el concursante no estará obligado a actualizar su información; sin embargo, use esta opción solo si conoce toda la información requerida. Un correo electrónico de noreply@icpc.baylor.edu se enviará automáticamente a cada concursante, con instrucciones sobre cómo completar su perfil. En caso que los concursantes no reciban una notificación por correo, con el propósito de completar su registro, deben revisar sus carpetas de correo no deseado y spam. Después de que los concursantes completen su perfil, el entrenador debe revisar que estén correctas.
  8. Su equipo permanecerá “Pendiente” hasta que el Director de la Región lo revise y lo marque como “Aceptado”, una vez que constate que el registro del entrenador, concursantes e integrantes adicionales, esté completo y correcto.

Recuerde los siguientes puntos

  1. Todos los integrantes del equipo deben estar registrados completamente . Completamente significa que deben tener capturada la información en todos los campos que son obligatorios. En caso que hayan participado en ciclos anteriores deben actualizar la información que aparece en su perfil, al menos dos veces en el ciclo de competencia, una vez en cada semestre del año. En caso que su información no haya cambiado, deben ingresar igualmente en el sitio para confirmar que la información existente sigue siendo la correcta.
  2. Se recomienda que los equipos no cambien su nombre y composición durante el ciclo competitivo.
  3. Los entrenadores deben enviar la carta – formato con la información del equipo, a los organizadores del Gran Premio, a acm@iteso.mx. El propósito de esta carta es validar el cumplimiento del criterio de elegibilidad que debe cumplir cada concursante. Todos los concursantes deben cumplir los criterios de elegibilidad del concurso.
  4. En caso que exista alguna cuota de recuperación para la sede, debe procederse con el pago de la misma. Los equipos que no participen desde su universidad, deben verificar si se requiere el pago de alguna tarifa en la institución desde donde vayan a competir, con el contacto de la sede.
  5. El responsable de que se complete el registro, se envíe la carta – formato y se haga el pago, es el entrenador del equipo.

Los status en que aparecerá el equipo registrado en el ICPC Website son los siguientes:

  • Aceptado: Tiene su documentación completa y, al menos, participó en uno de los concursos que forman parte del Gran Premio.
  • Pendiente: En proceso de completar su registro y/o documentación.
  • Los equipos que se registren, pero no participen en ninguno de los concursos que forman parte del Gran Premio o no completen su documentación serán Cancelados. La cancelación de equipos se hará efectiva hasta la última fecha del Gran Premio 2018.

Para los procesos de CAMBIO y de CANCELACIÓN que a continuación se describen, el entrenador debe ingresar a su perfil y buscar la zona donde puede administrar la información de los equipos que ya tiene registrados.

PROCESO DE CAMBIO

Cambio de Sede

Un equipo podrá solicitar cambio de sede, en caso que aparezca registrados en una sede que no tenga actividad en la siguiente fecha. Para registrar el cambio de sede, solo tiene que enviar un correo a la Dirección de la Región, a acm@iteso.mx, con el nombre del equipo y la sede a donde quieren mover su participación.

Cambio en la Composición de Equipos

Es recomendable que los equipos no cambien su composición oficial, tres concursantes y un entrenador, durante el ciclo de competencia. No obstante, en caso que sea estrictamente necesario, se podrán hacer cambios en la composición de los equipos considerando la fecha límite, la cual es la tercera fecha clasificatoria.
Para hacer efectivo el cambio, el entrenador del equipo debe ingresar en el ICPC Website y hacer el ajuste correspondiente y deben enviar la carta actualizada a acm@iteso.mx, notificando el cambio en la composición y la causa de este cambio. Después de iniciado este concurso no se permitirán más cambios a la composición de equipos.

Los equipos que tengan registrados un reserva, podrán modificar la composición del equipo invitando al reserva, en caso que uno de los integrantes no pueda competir en alguna fecha. Para esto solo deben enviar un correo al Director de la Sede donde competirán, con copia a la Dirección Regional de México, al correo acm@iteso.mx. El reserva debe cumplir con todos los requisitos enunciados en el Proceso de Registro. En caso que el equipo clasifique a la Final Mundial, se tomarán en cuenta solo los tres integrantes oficiales del equipo.

Cambio de Institución

Debido al ajuste, en 2016, de la definición de institución en las reglas específicas de la región de México, una institución representativa de facultades, centros, campus, escuelas o conceptos similares, de centros universitarios, podría activarse durante el ciclo de competencia y agregarse a la lista de instituciones disponibles en el ICPC Website. Esto podría provocar la necesidad que un equipo haga un cambio de la institución a la que representa.
Para hacer efectivo el cambio, el entrenador del equipo debe ingresar en el ICPC Website y hacer el ajuste correspondiente y deben enviar la carta actualizada a acm@iteso.mx, notificando el cambio en la institución a la que representa el equipo.
Es importante recordar que, en el sistema de registro, las instituciones de los tres concursantes y del equipo, deben coincidir.

PROCESO DE CANCELACIÓN

Los equipos que inicien su registro, pero no completen la documentación solicitada para el registro o no cumplan con las reglas y criterios de elegibilidad establecidos para el evento, serán Cancelados. La cancelación de equipos se hará efectiva hasta la última fecha clasificatoria del Gran Premio.

Los Entrenadores de equipos y Directores de Sede no deben cancelar equipos durante el período que abarca el Gran Premio.

Una vez finalizado, y en diálogo con el Director Regional, se procederá a la cancelación de equipos.

Recapitulando

1-Los equipos pueden registrarse en cualquier momento durante el Gran Premio de México.

2-Para ser aceptados y poder participar en los concursos del Gran Premio, todos los equipos deben registrarse de acuerdo a lo establecido en el PROCESO DE REGISTRO.

3-Una vez que los equipos estén registrados de forma completa y sean aceptados, podrán participar en todos los concursos del Gran Premio, sean CLASIFICATORIOS o de ENTRENAMIENTO, que se organicen a partir de ese momento. No obstante, no están obligados a participar en todos.

4-En el caso de los concursos CLASIFICATORIOS, se tomará la información de los equipos registrados en el ICPC Website a la fecha, para la generación de las cuentas de acceso a la plataforma del concurso. Para el caso de los concursos de ENTRENAMIENTO, los equipos deberán registrarse en las plataformas dispuestas por los organizadores de cada evento. En estos concursos la dirección de la región México NO intervendrá en el proceso de generación de cuentas y, en general, en la organización. Esto será responsabilidad de los organizadores de cada concurso. La dirección de la región de México solo estará al pendiente de los equipos que participen, promocionará el concurso y dará seguimiento a los resultados.

5-Se permiten cambios en la composición de los equipos y en las sedes donde competirán. Para esto deben seguir lo establecido en el PROCESO DE CAMBIO.

6-La cancelación de equipos tendrá lugar hasta después de la última fecha del Gran Premio. Para esto se debe seguir con lo establecido en el PROCESO DE CANCELACIÓN.

7-Para cada concurso solo estarán disponibles las sedes que confirmaron su apertura en la fecha.

8-En caso que el concurso sea clasificatorio, el registro cerrará 3 días antes de la celebración del mismo. El día posterior al concurso se volverá a abrir el registro, para iniciar el proceso para la siguiente fecha.

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