Antes del concurso
- Es recomendable que la sede tenga experiencia en la organización de concursos, en años previos.
- La sede debe demostrar infraestructura mínima para organizar el concurso. Esto es un equipo de cómputo por equipo, con conexión estable a internet; esto último si el concurso se organiza en forma distribuida.
- Se debe designar un académico del centro como Director de la Sede.
- En caso que el concurso sea clasificatorio, el Director de Sede debe revisar las recomendaciones relacionadas con la cantidad mínima de equipos y centros universitarios que deben competir en cada sede, así como garantizar el acceso a los entrenadores de equipos de universidades visitantes a la zona del evento, algunos de los cuales tendrán el rol de observadores para garantizar el cumplimiento de las reglas del concurso en la sede.
- Cumplir con el límite de tarifa que establezca la región, en caso que la sede requiera establecer una tarifa para fondear el concurso en la sede.
- El Director de la Sede debe estar al tanto del proceso de registro, sobre todo de los equipos que acudirán a su sede.
- Para la comunicación entre Directores de Sede y el Director de la Región, se utilizarán diversos canales de comunicación: correo, skype, chat, etc.. El Director de Sede debe enviar (o confirmar) al Director de la Región su cuenta de correo y su cuenta de skype.
- En caso de concursos distribuidos, los Directores de Sede recibirán, por correo electrónico la descripción de los problemas y las cuentas de equipos para que ingresen a la plataforma del concurso, durante la semana previa al concurso. En el caso de concursos clasificatorios, debido a que la descripción de los problemas estará disponible en la plataforma del concurso, la descripción de los problemas para imprimir será enviada a los Directores de Sede faltando una hora para iniciar el concurso.
Durante el concurso
- Cada equipo debe tener una computadora con acceso a internet con una conexión adecuada y estable. Los equipos solo podrán conectarse al sitio donde esté alojado el servidor del concurso. Este puede variar en cada concurso.
- En muchos casos es recomendable que los equipos actualicen su contraseña en la plataforma del concurso, una vez inicie el mismo. En algunas plataformas también deberán modificar los datos del perfil. Estos deben coincidir con la información registrada en el ACM ICPC Website. El Director de Sede debe estar al pendiente de esta actualización.
- Cada computadora debe contener el ambiente de programación típico para el ACM ICPC: compiladores de C, C++ y Java; y editores e IDEs asociados. La configuración de referencia se encuentra en esta liga. Para los concursos que forman parte del Gran Premio no se requiere un cumplimiento al 100% de esta configuración, pero las sedes deben trabajar para contar con una configuración similar.
- Todas las aclaraciones de los equipos durante el concurso serán a través de la plataforma que se utilice. Es conveniente que lo hagan así para que todas las aclaraciones queden registradas en el servidor.
Después del concurso
- Las sedes participantes enviarán a la Dirección de la Región, al correo acm@iteso.mx; evidencias de la celebración del evento, como fotos y videos. Se requieren las siguientes evidencias, de forma obligatoria, de cada sede: Foto de la entrada del centro universitario, Foto del lugar donde se desarrolla el concurso, Foto con todos los participantes: concursantes, entrenadores, voluntarios.
- En caso que el concurso represente a su vez un concurso local o interno para el centro universitario, la sede será la responsable de emitir diplomas y reconocimientos específicos para participantes y ganadores.
- Los organizadores del Gran Premio emitirán un diploma de participación global al terminar el evento, a principios de octubre. Cada sede será responsable de emitir diplomas específicos de participación para cada fecha.