PROCESO DE REGISTRO
El registro de equipos debe realizarlo el entrenador. Primeramente debe ingresar en el ICPC Website y posteriormente seguir los pasos del asistente de creación de equipos.
Ingreso del entrenador al ICPC Website
Para crear un nuevo equipo, por favor haga clic en esta liga: Nuevos Equipos .
A esta liga también puede acceder si ingresa en el sitio del ICPC, y busca el apartado correspondiente al Entrenador. El enlace Nuevos Equipos le permitirá iniciar sesión con su cuenta o crear una nueva cuenta, en caso que aún no la tenga. Si no está seguro de tener una cuenta ICPC, puede seleccionar la liga «Olvidé mi contraseña» para resolver esto. En el momento que ya pueda ingresar con su cuenta, el sistema lo dirigirá al asistente de creación de equipos. Recuerde que, si es un usuario nuevo, debe completar su perfil primero y posteriormente inicie el proceso de creación de equipos. Si en el momento de completar su perfil, llega al campo donde se captura el nombre de su institución y esta nunca ha participado en el ICPC, envíenos un correo a guillot@icpcmexico.org y lo apoyaremos en el proceso para que su institución pueda ser agregada a la lista de instituciones de la base de datos de ICPC.
Asistente para creación de equipos
- Seleccione la Super Región Latinoamérica.
- Seleccione “The 2023 ICPC Mexico Finals” y, acto seguido, seleccione “The 2023 ICPC Gran Premio de Mexico”.
- Seleccione la sede donde competirá el equipo.
- Ingrese el nombre de su institución. Si su institución nunca ha competido, envíenos un correo a guillot@icpcmexico.org y lo apoyaremos en el proceso para que su institución pueda ser agregada a la lista de instituciones de la base de datos de ICPC.
- Capture el nombre de cada equipo.
- Capture la información de cada concursante. Si el concursante ya existe puede ingresar el nombre del miembro del equipo y/o la dirección de correo electrónico, y el sistema presentará posibles coincidencias. Para agregar un nuevo concursante, solo necesita proporcionar la dirección de correo electrónico, nombre / apellido, género y título. Los concursantes deben completar el resto de su información de registro. Opcionalmente, un entrenador puede ingresar toda la información para un participante. En este caso, el concursante no estará obligado a actualizar su información; sin embargo, use esta opción solo si conoce toda la información requerida. Un correo electrónico se enviará automáticamente a cada concursante, con instrucciones sobre cómo completar su perfil. En caso que los concursantes no reciban una notificación por correo, con el propósito de completar su registro, deben revisar sus carpetas de correo no deseado y spam. Después de que los concursantes completen su perfil, el entrenador debe revisar que estén correctas.
- Su equipo permanecerá «Pendiente» hasta que el Director de la Región lo revise y lo marque como «Aceptado», una vez que constate que el registro del entrenador, concursantes e integrantes adicionales, esté completo y correcto.
Recuerde los siguientes puntos
- Todos los integrantes del equipo deben estar registrados completamente . Completamente significa que deben tener capturada la información en todos los campos que son obligatorios. En caso que hayan participado en ciclos anteriores deben actualizar la información que aparece en su perfil, al menos dos veces en el ciclo de competencia, una vez en cada semestre del año. En caso que su información no haya cambiado, deben ingresar igualmente en el sitio para confirmar que la información existente sigue siendo la correcta.
- Se recomienda que los equipos no cambien su nombre y composición durante el ciclo competitivo.
- Todos los concursantes deben cumplir los criterios de elegibilidad del concurso.
- El responsable de que se complete el registro es el entrenador del equipo. Para esto debe verificar que todos los integrantes del equipo: concursantes, reserva, etc.; e incluso el propio entrenador, estén registrados completamente. Para esto revisen la columna «Registration Complete?» en la información del equipo. En este caso deben considerarse tres pestañas: GENERAL INFO, DEGREE INFO y CONTACT INFO. Para el caso del registro completo del entrenador, deberá revisar si hay un mensaje de «registration incomplete», al lado del correo electrónico del entrenador. Para los entrenadores considerar dos pestañas: GENERAL INFO y CONTACT INFO. Igualmente, para tener mayor información del registro del equipo, el entrenador se debe apoyar en el botón «ELIGIBILITY: PREDICTED (IN)ELEGIBLE» y oprimir acto seguido REVALIDATE, para que se actualice la información. Si oprime este botón podrá tener información de la información que falta en el registro y/o si algún integrante no es elegible, lo que está provocando que el equipo tampoco lo sea, de acuerdo a las reglas de los concursos regionales del ICPC.
El «status» en que podrá aparecer el equipo registrado en el ICPC Website son los siguientes:
- Aceptado: Tiene su documentación completa y, al menos, participó en uno de los concursos que forman parte del Gran Premio.
- Pendiente: En proceso de completar su registro y/o documentación.
- Los equipos que se registren, pero no participen en ninguno de los concursos que forman parte del Gran Premio o no completen su documentación serán Cancelados. La cancelación de equipos se hará efectiva hasta la última fecha del Gran Premio 2023.
Para los procesos de CAMBIO y de CANCELACIÓN que a continuación se describen, el entrenador debe ingresar a su perfil y buscar la zona donde puede administrar la información de los equipos que ya tiene registrados.
PROCESO DE CAMBIO
Cambio de Sede
Un equipo podrá solicitar cambio de sede. La causa mas probable para solicitar el cambio de sede es cuando el equipo participa en algún concurso, ej: ANIEI, que para efectos del registro en el ICPC Website, se consideran como sede. En estos casos el equipo puede solicitar el cambio a la sede-concurso y una vez finalizado el concurso, puede solicitar que se le cambie nuevamente a la sede donde habitualmente compite en el #GranPremioMX. Para registrar el cambio de sede, solo tiene que enviar un correo a la Dirección de la Región, a guillot@icpcmexico.org, con el nombre del equipo y la sede a donde quieren mover su participación.
Cambio en la Composición de Equipos
NO SE PERMITEN CAMBIOS EN LA COMPOSICIÓN DE EQUIPOS QUE LOGREN UN CUPO PARA EL CONCURSO REGIONAL. NO SE PODRÁN AGREGAR NUEVOS INTEGRANTES NI HACER MODIFICACIÓN ALGUNA A LA COMPOSICIÓN.
Durante el ciclo 2023, POR EXCEPCIÓN, los equipos podrán agregar UN RESERVA, en caso que uno de los CONCURSANTES OFICIALES no pueda competir durante el REPECHAJE o en el CONCURSO REGIONAL. Se deben cumplir dos restricciones: solo UN RESERVA por equipo y el RESERVA no debe ser parte de otros equipos que hayan participado en fechas anteriores del presente ciclo de competencia.
A continuación se describe el proceso de cambio de composición, solo para el caso de equipos que aún NO LOGREN CUPOS PARA EL REGIONAL:
Es recomendable que los equipos no cambien su composición oficial, tres concursantes y un entrenador, durante el ciclo de competencia. No obstante, en caso que sea estrictamente necesario, se podrán hacer cambios en la composición de los equipos considerando la fecha límite, la cual será una semana (siete días naturales) antes del #Repechaje del #GranPremioMX.
Para hacer efectivo el cambio, el entrenador del equipo debe ingresar en el ICPC Website y hacer el ajuste correspondiente y debe enviar la carta – formato con la información del equipo, a guillot@icpcmexico.org, notificando el cambio en la composición y la causa de este cambio. Después de iniciado este concurso no se permitirán más cambios a la composición de equipos. El propósito de esta carta es validar el cumplimiento del criterio de elegibilidad que debe cumplir cada concursante.
Los equipos que tengan registrados un reserva, podrán modificar la composición del equipo invitando al reserva, en caso que uno de los integrantes no pueda competir en alguna fecha. Para esto solo deben enviar un correo al Director de la Sede donde competirán, con copia a la Dirección Regional de México, al correo guillot@icpcmexico.org. El reserva debe cumplir con todos los requisitos enunciados en el Proceso de Registro. En caso que el equipo clasifique a la Final Mundial, se tomarán en cuenta solo los tres integrantes oficiales del equipo.
Cambio de Institución
La definición de institución en las reglas específicas de la región de México, una institución representativa de facultades, centros, campus, escuelas o conceptos similares, de centros universitarios, podría activarse durante el ciclo de competencia y agregarse a la lista de instituciones disponibles en el ICPC Website. Esto podría provocar la necesidad que un equipo haga un cambio de la institución a la que representa.
Para hacer efectivo el cambio, el entrenador del equipo debe ingresar en el ICPC Website y hacer el ajuste correspondiente y deben enviar la carta actualizada a guillot@icpcmexico.org, notificando el cambio en la institución a la que representa el equipo. Es importante recordar que, en el sistema de registro, las instituciones de los tres concursantes y del equipo, deben coincidir.
PROCESO DE CANCELACIÓN
Los equipos que inicien su registro, pero no completen la documentación solicitada para el registro o no cumplan con las reglas y criterios de elegibilidad establecidos para el evento, serán Cancelados. La cancelación de equipos se hará efectiva hasta la última fecha clasificatoria del Gran Premio.
Los Entrenadores de equipos y Directores de Sede no deben cancelar equipos durante el período que abarca el Gran Premio.
Una vez finalizado, y en diálogo con el Director Regional, se procederá a la cancelación de equipos.
Recapitulando
1-Los equipos pueden registrarse en cualquier momento durante el Gran Premio de México.
2-Para ser aceptados y poder participar en los concursos del Gran Premio, todos los equipos deben registrarse de acuerdo a lo establecido en el PROCESO DE REGISTRO.
3-Una vez que los equipos estén registrados de forma completa y sean aceptados, podrán participar en todos los concursos del Gran Premio, sean CLASIFICATORIOS o de ENTRENAMIENTO, que se organicen a partir de ese momento. No obstante, no están obligados a participar en todos.
4-En el caso de los concursos CLASIFICATORIOS, se tomará la información de los equipos registrados en el ICPC Website a la fecha, para la generación de las cuentas de acceso a la plataforma del concurso. Para el caso de los concursos de ENTRENAMIENTO, los equipos deberán registrarse en las plataformas dispuestas por los organizadores de cada evento. En estos concursos la dirección de la región México NO intervendrá en el proceso de generación de cuentas y, en general, en la organización. Esto será responsabilidad de los organizadores de cada concurso. La dirección de la región de México solo estará al pendiente de los equipos que participen, promocionará el concurso y dará seguimiento a los resultados.
5-Se permiten cambios en la composición de los equipos. Para esto deben seguir lo establecido en el PROCESO DE CAMBIO.
6-La cancelación de equipos tendrá lugar hasta después de la última fecha del Gran Premio. Para esto se debe seguir con lo establecido en el PROCESO DE CANCELACIÓN.
7-En caso que el concurso sea clasificatorio, el registro cerrará 3 días antes de la celebración del mismo. El día posterior al concurso se volverá a abrir el registro, para iniciar el proceso para la siguiente fecha.