i.Anexo I – Resumen de la documentación y evidencias a incluir en el paquete

Documentación OBLIGATORIA

1. Documento que evidencia el apoyo de la institución a la candidatura de sede.

Entregable: Carta firmada por la máxima autoridad del centro universitario con el sello oficial de la institución.

2. Documentación que evidencia que el centro universitario cuenta con la infraestructura mínima para organizar el evento. La infraestructura mínima necesaria es la siguiente:

a. Salón para 60 equipos de 3 integrantes cada uno, con una computadora por equipo y espacio suficiente entre equipos.
b. Espacio independiente para 10 jueces, cada uno con una computadora.
c. Espacio, aislado del salón del concurso y del espacio de jueces, para alojar a entrenadores, directores de sede, reservas y otros asistentes.
d. Un salón con capacidad aproximada para 70 personas, para algunas actividades de la agenda.
e. Un servidor para alojar la plataforma del concurso y conexión estable a internet.
f. Configuración estándar para las computadoras que utilizará cada equipo.
g. Al menos dos pantallas y cañones para proyectar la tabla de posiciones del evento en tiempo real.
Entregables: Fotos de a, b, c y d. Documento que describa características técnicas de e, f y g.

3. Equipo de voluntarios que apoyará el evento. Deben considerarse los siguientes grupos:

a. Comité Organizador Sede, liderado por el Director de la Sede.
b. Staff, típicamente alumnos del centro universitario.
c. Propuesta de académicos que pueden fungir como jueces.
d. En caso que exista un Capítulo ACM en el centro, lista de integrantes.
Entregable: Archivo con lista de voluntarios considerando los grupos a, b, c y, opcionalmente, d.

4. Información financiera relacionada con el evento. Debe generarse una propuesto del presupuesto del concurso en la sede. Los conceptos de gastos, a un alto nivel, en los concursos ICPC, se pueden concentrar en 4 grupos:

a. Inscripción: Son todos los gastos relacionados con actividades de la agenda obligatoria: comidas, refrigerios, playeras, material de oficina. Generalmente el asistente cubre estos gastos con el pago de una tarifa.
b. Hospedaje: Por la agenda típica del concurso regional, los asistentes, sobre todo los foráneos a la ciudad sede, deberán considerar una noche de hospedaje.
c. Traslado: Traslado hacia o desde el centro universitario sede.
d. Otros gastos: Están relacionados con actividades opcionales de la agenda u otros gastos como premios a los mejores equipos.
Para el Comité Directivo es muy importante que estos gastos sean cubiertos total o parcialmente por patrocinadores, para que la participación no represente gastos a los equipos clasificados. Por lo tanto, el centro universitario debe tener una lista de patrocinadores comprometidos con el apoyo financiero al evento. La prioridad es la siguiente:

• Es altamente deseable que los patrocinios cubran el 100% del rubro a) Inscripción.
• Es deseable que exista un apoyo, cubierto por los patrocinadores, para los equipos clasificados en el rubro b) Hospedaje. Al menos, que cada equipo cuente con una habitación por una noche.
• Generalmente el gasto c) debe ser cubierto por cada equipo, ya que es difícil estandarizar el mismo, pero se debe indicar si existirá la posibilidad de algún apoyo.
• El gasto d) deberá ser cubierto por cada asistente. Indicar si existirá algún patrocinio premios.

Entregables: Presupuesto, indicando los rubros que serán cubiertos por patrocinadores. Carta compromiso por cada patrocinador confirmado o candidato.

5. Propuesta de Hotel Sede y Hotel Sede Alterno. Tener identificado un hotel sede y, si es necesario un hotel alterno, que proporciones servicio de alojamiento a las asistentes. Es conveniente pactar tarifas especiales para el evento. Considerar que la cantidad de asistentes al evento regional estaría entre 250 y 300.

Entregables: Documentos de cotización de los hoteles sede y alterno, donde se especifique una tarifa especial para el evento y lo que incluye cada reservación.

6. Agenda propuesta para el evento, que detalle actividades, horario y lugares.

Entregable: Agenda propuesta.

7. Mapa con los sitios clave del evento: Centro Universitario, Hotel(es) Sede(s), llegada por carretera, llegada por aeropuerto. Si los lugares dentro del Centro Universitario están dispersos, se requiere también un mapa del Centro Universitario, donde estén marcados los lugares mencionados en la agenda.

Entregable: Mapa con sitios clave

Documentación OPCIONAL

1. Presentación a utilizar en la Asamblea de Directores. En este caso se puede enviar una versión preliminar y presentar la última versión durante la asamblea.
2. Video de la institución.
3. Video de la organización y ejecución de concursos en formato ICPC organizados por la institución.
4. Liga al sitio web del centro universitario.
5. Liga al sitio web del Capítulo ACM y/o del sitio web asociado a la organización de concursos en formato ICPC o similares, en la organización.
6. Presencia en redes sociales.
Recordatorio: Esta información solo será tomada en cuenta si se entrega el 100% de la documentación obligatoria.

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